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GESTIONE DELLA PRIVACY

Decreto Legislativo nr. 196 del 30 Giugno 2003

(Codice in materia di protezione dei dati personali)

Ai sensi dell'articolo 13 del decreto legge suddetto, INFORMIAMO che ELSA Solutions srl tratta i dati personali di clienti, fornitori, collaboratori e di soggetti che hanno volontariamente comunicato direttamente o telefonicamente o via fax o via e-mail i loro dati anagrafici al nostro ufficio commerciale o all'azienda che esegue il servizio di telemarketing.

Secondo la legge indicata (rif. Art. 2 - Finalità), ELSA Solutions srl garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

Finalità del trattamento dei dati personali
Tutti i dati comunicati dai soggetti interessati, sono trattati esclusivamente per adempimenti connessi all'attività economica dell'azienda, in particolare:
- per l'inserimento nelle anagrafiche nei database informatici aziendali;
- per l'elaborazione di statistiche interne;
- per la registrazione di schede intervento tecnico per assistenza e/o formazione;
- per redigere relazioni tecniche in merito a servizi richiesti da clienti e/o potenziali;
- per l'emissione di documenti di trasporto, fatture e note accredito;
- per l'emissione di preventivi e offerte a clienti attivi e/o potenziali;
- per l'emissione di richieste di offerte a fornitori attivi e/o potenziali;
- per la tenuta della contabilità ordinaria e iva;
- per la gestione di incassi e pagamenti;
- per l'invio di informative commerciali inerenti la propria attività o quella di aziende collegate sempre del settore informatico, a clienti attivi e/o potenziali;
- per lo scambio di comunicazioni inerenti l'attività economica, amministrativa e commerciale dell'azienda, via telefono, posta, spedizioniere, fax, e-mail e tramite aree riservate e private del sito Internet www.elsaweb.it;
- per soddisfare gli obblighi previsti dalle norme di legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria, da norme civilistiche e fiscali;

Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario, potranno essere comunicati anche:
- a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
- ai nostri collaboratori, dipendenti, agenti e fornitori, nell'ambito delle relative mansioni e/o di eventuali obblighi contrattuali con loro, inerenti i rapporti commerciali con gli interessati;
- a società di factoring, società di recupero credito, società di assicurazione del credito;
- alle aziende produttrici e/o concedenti le licenze d'uso degli eventuali servizi/prodotti forniti, esclusivamente quando la comunicazione risulti necessaria all'utilizzo da parte dell'interessato dei servizi/prodotti acquisiti;
- agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l'invio di documentazione e/o materiale;
- ai fornitori di servizi di Unified Messaging via Internet, quando l'invio di lettere e comunicazioni agli interessati, inerenti le finalità del trattamento, avvengano tramite questo canale;
- a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, studi di consulenza del lavoro per la compilazione delle buste paga, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed Uffici del Lavoro, ecc.), quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra illustrate;
- istituti bancari per la gestione d'incassi e pagamenti derivanti dall'esecuzione dei contratti;

Natura della raccolta e conseguenze di un eventuale mancato conferimento
Il conferimento dei propri dati personali, da parte dei soggetti che intendono aprire un rapporto commerciale con la nostra azienda, anche se puramente informativo sulle nostre attività /servizi, è da ritenersi facoltativo, ma il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare la mancata prosecuzione del rapporto, del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di legge, anche fiscali. I dati sono conservati presso la sede operativa della nostra società, per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscali.

Le modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali avviene esclusivamente all'interno della sede operativa di ELSA Solutions srl, utilizzando sia supporti cartacei che informatici, per via sia telefonica che telematica, anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con l'osservanza di ogni misura cautelativa, che ne garantisca la sicurezza e la riservatezza.

Tutti i dipendenti della ELSA Solutions srl sono soggetti al Codice Disciplinare secondo quanto prescritto per il Settore Terziario Distribuzione e Servizi dal vigente CCNL.

Tutti i dipendenti della ELSA Solutions sono tenuti a rispettare le vigenti normative della privacy ed in particolare in qualità di Incaricati del Masionario interno di tutela della gestione della privacy avendo visto accettato e controfirmato tale mansionario al momento dell'assunzione.

Tale mansionario prevede, tra l'altro che, avendo il dipendente accesso agli archivi presenti all'interno della ELSA Solutions srl contenenti i dati necessari allo svoglimento delle mansioni, sia obbligo del dipendente in qualità di Incaricato:

1) gestire tali dati per il tempo strettamente necessario allo svoglimento delle mansioni assegnate

2) conservare tali dati all'interno di dispositivi elettronici di proprietà della ELSA Solutions

3) non avere accesso a tali dati da dispositivi personali (smartphone, laptop, etc...)

4) in caso di termine della collaborazione con ELSA Solutions, accertarsi che ogni informazione materiale ed immateriale sia restituita alla ELSA Solutions e che in nessun modo sia possibile accedervi dopo il termine del contratto

Inoltre, tutti i dipendenti della ELSA Solutions sono soggetti all'articolo 2105 Codice Civile secondo il quale non devono trattare affari per conto proprio o di terzi in concorrenza con l'imprenditore, nè divulgare notizie attinenti all'organizzazione ed ai metodi di produzione dell'impresa o farne uso in modo da poter recare ad essa pregiudizio.

Titolare del trattamento dei dati personali
Il Titolare del trattamento dei dati personali è ELSA Solutions srl, via Einaudi 9, 40026 IMOLA (BO) Italy.

Diritto di accesso ai dati personali
L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
- dell'origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento;
- della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
- degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2;
- dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

L'interessato ha diritto di ottenere:
- l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
- la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
- per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al titolare o ad uno dei responsabili, anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo. La richiesta rivolta al titolare o al responsabile potrà essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata, telefax o posta elettronica.

GESTIONE DEI COOKIES NEL SITO INTERNET www.elsaweb.it

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